KI für die öffentliche Verwaltung.

Ausgangslage

Die Lage in deutschen Verwaltungen.

Das Onlinezugangsgesetz und seine Änderungsverordnung (OZGÄndG) verpflichten Verwaltungen flächendeckend zur digitalen Bereitstellung von Bürgerleistungen. Gleichzeitig steht die Personalwand vor einer demografischen Welle: Bis 2030 wird ein erheblicher Teil der heutigen Beschäftigten in den Ruhestand wechseln, ohne dass eine vergleichbare Zahl an Nachfolgenden sichtbar ist.

Hinzu kommt die alltägliche Belastung der Sachbearbeitung: Aktenflut, manuelle Eingangsbearbeitung, wiederkehrende Routineanfragen, mehrsprachige Kommunikation, Berichtspflichten gegenüber Aufsichtsbehörden. Bürgerinnen und Bürger erwarten zunehmend die Bearbeitungs-Geschwindigkeiten, die sie aus dem Privatsektor kennen — in Stunden, nicht in Wochen.

Künstliche Intelligenz kann diese Lücke nicht vollständig schließen — aber sie kann Routineaufgaben so weit automatisieren, dass die Sachbearbeitung sich auf die Fälle konzentrieren kann, die echte Entscheidungen verlangen. Die Voraussetzung dafür: ein geordnetes Vorgehen, das Datenschutz, Souveränität und Mitbestimmung von Beginn an mitdenkt.

Use-Cases

Wo KI in der Verwaltung konkret nützt.

Sieben Anwendungsfelder, in denen sich KI in der öffentlichen Verwaltung schon heute wirtschaftlich rechnet. Der erste Punkt — das behördeneigene LLM — ist die Plattform-Frage, auf der die übrigen Use-Cases aufbauen.

• Behördeneigenes LLM (On-Premises oder EU-Hosting)

  Die souveräne Plattform, die viele der folgenden Use-Cases trägt — ohne dass sensible Daten an externe Anbieter abfließen. Hosting wahlweise im eigenen Rechenzentrum oder bei souveränen EU-Anbietern, mit klarer BSI-konformer Architektur.

• Eingangspost-Klassifikation und Triage

  Eingehende Schreiben, E-Mails und Formulare werden automatisch klassifiziert, einer zuständigen Stelle zugeordnet und für die Sachbearbeitung priorisiert.

• Bürger-Chatbots und FAQ-Assistenz

  Routinefragen werden 24/7 verlässlich beantwortet. Komplexe Fälle werden strukturiert an die zuständige Sachbearbeitung übergeben — inklusive Vorbereitung der relevanten Akteninhalte.

• Antrag-Vorprüfung

  Vollständigkeits- und Plausibilitätsprüfung von Anträgen vor der Sachbearbeitung. Bürger erhalten schnelles Feedback, Sachbearbeitende konzentrieren sich auf die Fälle, die tatsächlich eine Entscheidung erfordern.

• Übersetzung für mehrsprachige Bürgerkommunikation

  Bescheide, Formulare und Informationen werden in verständliche Übersetzungen für gängige Verwaltungssprachen übertragen — kontrolliert und mit menschlicher Endabnahme.

• Aktensuche und Service-Vorbereitung

  KI-gestützte Suche im Aktenbestand, semantische Verknüpfung verwandter Vorgänge und automatische Vorbereitung der Sachbearbeitung beim nächsten Bürgerkontakt.

• Statistik- und Reporting-Automatisierung

  Wiederkehrende Berichte für Aufsichts- und Landesbehörden werden vorgeneriert und mit konsistenten Datenquellen unterlegt — der manuelle Aufwand fällt weg, die Konsistenz steigt.

EU AI Act

Die Hochrisiko-Stolperfalle für Behörden.

Der EU AI Act (Verordnung 2024/1689) klassifiziert KI-Systeme nach ihrem Risiko für Grundrechte und Sicherheit. Anhang III der Verordnung nennt explizit zahlreiche Anwendungen, die für die öffentliche Verwaltung typisch sind — und stuft sie als Hochrisiko ein:

• Entscheidungen über Zugang zu Sozialleistungen und öffentlichen Diensten
• Bewertung der Kreditwürdigkeit und Kreditscoring durch öffentliche Stellen
• Migrations-, Asyl- und Grenzkontroll-Anwendungen
• Bewertungen in Bildungs- und Berufsbildungskontexten
• Strafverfolgung und Justizverwaltung

Hochrisiko-Pflichten umfassen Risikomanagement, Qualitätssicherung, technische Dokumentation, menschliche Aufsicht, Konformitätsbewertung und Registrierung in einer EU-Datenbank. Die Vorgaben gelten ab dem 2. August 2026. Wer jetzt einsteigt, hat ausreichend Zeit für eine geordnete Anpassung; wer später beginnt, gerät in Zugzwang.

Viele Routine-Use-Cases — Eingangspost-Klassifikation, interne Suche, mehrsprachige Übersetzung, Statistik-Automatisierung — fallen nicht unter Hochrisiko, solange keine entscheidungsrelevante Auswirkung auf Einzelpersonen besteht. Wir helfen Behörden bei der korrekten Einordnung jedes geplanten Use-Cases und sichern damit die Rechtssicherheit ab.

Vertiefung dazu in unserem Artikel „DSGVO-konforme KI im Mittelstand" — die zentralen Compliance-Aspekte gelten für Verwaltungen analog.

Compliance-Stack

Vier Regelwerke, die parallel greifen.

Bei der KI-Einführung in einer Behörde wirken mindestens vier Regelwerke gleichzeitig. Eine erfolgreiche Einführung benötigt eine Compliance-Architektur, die alle vier Dimensionen integriert.

DSGVO und Auftragsverarbeitung

Personenbezogene Daten in Prompts, Daten-Inventare, Auftragsverarbeitungsverträge mit KI-Anbietern, Datenschutz-Folgenabschätzung bei Bürger-Entscheidungen.

BSI-Grundschutz und IT-Sicherheits-Souveränität

KI-Komponenten als Teil des Sicherheitskonzepts, BSI-C5 für Cloud-Komponenten, klare Trennung zwischen souveränen und nicht-souveränen Infrastrukturen, Notfall-Vorsorge.

OZG und OZGÄndG

Anforderungen an digitale Bürgerleistungen, Authentifizierung über die deutsche BundID, barrierearme Bereitstellung nach BITV.

Personalvertretung und Mitbestimmung

BPersVG auf Bundesebene, Landes-Personalvertretungsgesetze auf Länderebene. KI mit Auswirkung auf Arbeitsabläufe oder Leistungsbeurteilung ist mitbestimmungspflichtig.

Vorgehen

Wie wir Behörden begleiten.

Unser 8-Schritte-Ablauf ist auf eine geordnete Einführung ausgelegt — angepasst an die Besonderheiten der öffentlichen Verwaltung:

• Personalvertretung in Schritt 2 einbinden, nicht erst beim Roll-out — das verkürzt spätere Genehmigungsschleifen erheblich.
• Pilot-Phase vor flächendeckender Einführung — ein abgegrenzter Use-Case mit klaren Erfolgskriterien, bevor weitere Schritte erfolgen.
• Re-Skilling-Programme parallel zur KI-Einführung — Sachbearbeitende werden auf die neuen Aufgabenschnitte vorbereitet, nicht vor vollendete Tatsachen gestellt.
• Beschaffungstauglich dokumentiert — alle Ergebnisse werden so aufbereitet, dass sie für Vergabeverfahren und Aufsichtsbehörden verwertbar sind.

Mehr zum Hintergrund unseres Verantwortungs-Ansatzes in „KI und Verantwortung — was wir aus 40.000 verlorenen Schriftsetzer-Jobs lernen" . Die dort beschriebenen Prinzipien gelten für Verwaltungen mit besonderer Schärfe, weil hier zusätzlich gesetzliche Mitbestimmungs-Pflichten greifen.

Häufige Fragen

Was Behörden uns oft fragen.

Müssen wir als Kommune den EU AI Act schon umsetzen?

Die Verordnung 2024/1689 ist seit dem 2. August 2024 in Kraft, Pflichten gelten gestaffelt. Für Hochrisiko-Systeme nach Anhang III — und darunter fallen viele Verwaltungsanwendungen mit Bürger-Entscheidungswirkung — greifen die Pflichten ab dem 2. August 2026. Wer jetzt einsetzt, hat Zeit für eine geordnete Compliance-Anpassung. Wer wartet, gerät unter Druck.

Wie funktioniert das Vergabeverfahren bei KI-Beratung?

KI-Beratung wird in der Regel über UVgO oder VgV ausgeschrieben, je nach Auftragswert. Wir unterstützen bei der Erstellung von Leistungsbeschreibungen, technischen Spezifikationen und Bewertungsmatrizen. EVB-IT-Verträge sind unsere Standardgrundlage.

Wie sicher ist Cloud-KI für sensible Verwaltungsdaten?

Reine US-Hyperscaler-Lösungen sind für die meisten Verwaltungsdaten nicht geeignet — Schrems-II-Folgen, fehlende Datensouveränität, Auftragsverarbeitungs-Lücken. Realistisch sind drei Wege: On-Premises im eigenen Rechenzentrum, EU-souveräne Cloud-Anbieter mit BSI-C5-Zertifizierung, oder hybride Architekturen mit klaren Datenschutz-Grenzen. Welcher Weg passt, hängt von Datenkategorien und Schutzbedarf ab.

Wie binden wir Personalvertretung sinnvoll ein?

Die Mitbestimmungspflichten nach BPersVG und Landes-PersVG gelten bei KI-Einführungen mit Auswirkung auf Arbeitsabläufe oder Leistungsbewertung. Unser Ansatz: Personalvertretung in Schritt 2 unseres Ablaufs einbinden — gemeinsam mit IT, Datenschutz und Fachbereich. Frühe Einbindung verkürzt spätere Genehmigungsschleifen erheblich.