„Was kostet eine KI-Beratung?” ist eine der am häufigsten gestellten Fragen in Erstgesprächen — und gleichzeitig eine der am schwersten allgemein zu beantwortenden. Die ehrliche Antwort hängt vom Use-Case, der Datenlage, der gewählten Architektur und dem Compliance-Rahmen ab. Trotzdem lassen sich realistische Preisbereiche benennen, sobald man die Frage etwas weiter fasst. Genau das macht dieser Artikel: Er nennt konkrete Spannen für den Mittelstand, erklärt, welche Faktoren die Kalkulation tatsächlich treiben, und benennt die versteckten Kosten, die in oberflächlichen Vergleichen regelmäßig fehlen.
Warum „Was kostet” allein nicht reicht
Wer eine KI-Beratung sucht, möchte verständlicherweise zuerst einen Preis. Das ist legitim. Die Schwierigkeit: Der Preis ist nur dann aussagekräftig, wenn er gegen einen klaren erwarteten Nutzen gestellt wird. „5.000 € für eine Beratung” sagt für sich genommen nichts darüber, ob diese Investition sich rechnet — das hängt davon ab, ob sie zu einem Use-Case führt, der jährlich 20.000 € Aufwand einspart oder 100.000 € Mehrumsatz bringt, oder ob sie als reine Bestandsaufnahme endet.
Die bessere Anker-Frage lautet daher: Welchen Hebel suche ich, und welcher Beratungsumfang führt zu diesem Hebel? Wer schon eine konkrete Vorstellung vom Ziel-Use-Case hat, kann eine schmale, fokussierte Beratung beauftragen. Wer noch unsicher ist, welche Use-Cases überhaupt in Frage kommen, braucht eine breitere Ist-Analyse — und die kostet mehr.
Trotzdem ist es sinnvoll, mit konkreten Bandbreiten zu beginnen. Die folgenden drei Preisbereiche decken die Realität im KMU-Beratungsmarkt 2026 ab.
Drei Preisbereiche im Mittelstand
Erstgespräch und Ist-Analyse: 2.000–4.000 €
Das untere Segment umfasst eine systematische Bestandsaufnahme und eine erste Use-Case-Identifikation. Konkret enthalten ist üblicherweise:
- Strukturierter Workshop mit Geschäftsleitung und Schlüsselrollen (½–1 Tag)
- Analyse der vorhandenen Datenquellen, Systeme und Prozesse
- Identifikation von 3–5 KI-Use-Cases mit grober Nutzen-/Aufwand-Bewertung
- Lückenbericht zu Compliance und Datenschutz (DSGVO-Basis, EU AI Act)
- Schriftlicher Ergebnisbericht mit Empfehlungen für die nächsten 3 Monate
Das kostenfreie Erstgespräch vorab ist davon getrennt: Es klärt, ob eine Beauftragung der bezahlten Ist-Analyse überhaupt sinnvoll ist. Dieser zweistufige Einstieg vermeidet Fehlinvestitionen auf beiden Seiten.
Vollwertige Beratung mit Roadmap: 5.000–25.000 €
Das mittlere Segment umfasst eine vertiefte Beratung mit konkreter Umsetzungs-Roadmap. Typische Bestandteile:
- Vertiefte Use-Case-Bewertung mit Wirtschaftlichkeits-Analyse
- Architektur-Entscheidung (Cloud vs. On-Premises vs. EU-souverän)
- Datenschutz-Folgenabschätzung für die priorisierten Use-Cases
- Konkrete Lieferanten- und Werkzeug-Empfehlung
- Roadmap für die nächsten 6–18 Monate mit Meilensteinen, Budget und KPIs
- Begleitung des internen Entscheidungs-Prozesses (Geschäftsleitung, ggf. Betriebsrat)
Die Spannweite ist groß, weil sie stark von Unternehmensgröße und Komplexität abhängt: Eine 20-Mitarbeitende-Steuerkanzlei bewegt sich am unteren Ende, eine mittelständische Verwaltungs- oder Produktionsorganisation eher am oberen.
Begleitete Einführung mit Pilot: 20.000–100.000 €+
Im oberen Segment geht es nicht mehr nur um Beratung, sondern um eine begleitete tatsächliche Einführung mit Pilot-Implementierung. Das umfasst:
- Auswahl und Beauftragung des Technologie-Lieferanten
- Aufbau der Datenstruktur und Anbindung an bestehende Systeme
- Implementierung eines abgegrenzten Pilot-Use-Cases
- Schulung der Mitarbeitenden und Change-Management
- Begleitung bis zur produktiven Übergabe
- Aufbau der Governance-Strukturen (KI-Richtlinie, Verantwortlichkeiten)
Der nach oben offene Bereich (über 100.000 €) deckt Großprojekte mit mehreren Use-Cases parallel ab — typischerweise nicht der Einstiegspfad für KMU, sondern Anschlussinvestition nach erfolgreicher Pilot-Phase.
Was die Kosten konkret beeinflusst
Sieben Faktoren bestimmen, wo innerhalb der oben genannten Spannen ein konkretes Projekt landet:
Unternehmensgröße und Geschäftsmodell. Eine 5-Personen-Anwaltskanzlei hat andere Anforderungen als ein 500-Personen-Industrieunternehmen mit drei Standorten. Die Beratungsleistung skaliert nicht linear mit der Mitarbeitendenzahl, aber sie skaliert.
Vorbereitungsgrad. Liegen Prozessdokumentationen vor? Sind die Datenquellen sauber katalogisiert? Existiert ein IT-Sicherheitskonzept? Wer hier vorbereitet ist, spart 10–20 Prozent des Beratungsaufwands. Wer bei null beginnt, finanziert die Bestandsaufnahme als zusätzliche Vorstufe.
Use-Case-Tiefe. Routine-Use-Cases wie Belegerfassung oder Mandantenkommunikation sind regulatorisch und technisch einfach. Branchenspezifische Use-Cases mit Compliance-Schichten — Verwaltungs-Entscheidungen, ärztliche Diagnose-Unterstützung, juristische Beratung — kosten ein Mehrfaches.
Compliance-Anforderungen. Die DSGVO-Basis greift überall. Hinzu kommen — je nach Branche — der EU AI Act mit Hochrisiko-Klassifizierung, Berufsrechte wie StBerG, BRAO oder MDR, sowie spezifische Verfahrensdokumentationen wie die GoBD. Mehr dazu in unserem Artikel „DSGVO-konforme KI im Mittelstand”.
Selbstbestimmungsgrad. Wer als Unternehmen viel selbst macht, zahlt weniger Beratungshonorar — übernimmt aber mehr Risiko und Zeitaufwand intern. Wer eine schlüsselfertige Übergabe wünscht, investiert mehr extern, hat dafür weniger interne Bindung. Beide Wege sind legitim; sie führen nur zu unterschiedlichen Preisschildern.
Architektur. Eine reine Cloud-Lösung mit US-Anbieter ist günstig in Anschaffung, aber für viele KMU compliance-kritisch. EU-souveräne Lösungen sind teurer in Lizenz und Beratung, aber rechtssicher. On-Premises-Setups haben höhere Anfangsinvestitionen, dafür planbare Folgekosten und maximale Datenkontrolle. Die Wahl prägt das Gesamtbudget über Jahre.
Zeitdruck. Eilzuschläge gibt es auch in der Beratung. Wer in zwei Wochen eine Roadmap braucht, weil eine Aufsichtsbehörde anfragt oder eine Vorstands-Sitzung das Thema priorisiert, zahlt typischerweise 20–40 Prozent mehr. Eine geplante Einführung über sechs Monate kostet im Stundenmittel deutlich weniger als ein Sprint über vier Wochen.
Pricing-Modelle und ihre Eignung
In der Beratungspraxis haben sich vier Modelle etabliert. Sie sind nicht gleich gut für jedes Vorhaben geeignet.
Stundensatz
Niedrige Einstiegsbarriere, hohe Flexibilität — aber das Risiko der Mehrkosten liegt vollständig beim Kunden. Sinnvoll für sehr kleine, klar abgegrenzte Aufträge (z. B. eine einzelne juristische Compliance-Frage), problematisch für mehrwöchige Beratungspakete ohne klare Scope-Grenze.
Festpreis
Höhere Planungssicherheit, klarer Leistungsumfang. Der Anbieter trägt das Risiko von Mehraufwand, dafür wird der Preis vorab oft etwas konservativer kalkuliert. Sinnvoll für klar definierte Module wie Ist-Analyse, Datenschutz-Folgenabschätzung oder einen einzelnen Use-Case-Piloten.
Retainer
Kontinuierliche Begleitung gegen monatliche oder quartalsweise Pauschale. Sinnvoll, wenn KI ein dauerhaftes Thema im Unternehmen ist — etwa nach einer Pilot-Phase, in der die Roadmap weiter umgesetzt werden soll. Vorteil: vorhersehbare Kosten, kontinuierlicher Wissensaufbau bei Berater und Kunde.
Outcome-basiert
Theoretisch attraktiv (man bezahlt nur, wenn der gewünschte Erfolg eintritt), in der Praxis schwierig: Was zählt als Erfolg? Wer misst? Wie werden externe Einflüsse herausgerechnet? In den meisten KMU-Projekten ist das Modell mehr Vertriebs-Phrase als realistische Vertragsgrundlage. Wir setzen es selten ein und nur dort, wo die Erfolgsmessung wirklich eindeutig ist.
Versteckte Kosten — die häufigsten Fallen
Eine professionelle Kalkulation enthält fünf Posten, die in oberflächlichen Vergleichen oft fehlen:
Tool-Lizenzen. LLM-Anbieter, Vector-Datenbanken, Authentifizierungs-Services, Monitoring-Tools — eine produktive KI-Lösung im Mittelstand benötigt selten weniger als drei bis fünf laufende Lizenzen. Realistische Bandbreite: 500–5.000 € monatlich, je nach Volumen und Anbieter.
Datenaufbereitung. Daten in den richtigen Strukturen, Qualität und Aktualität zu bekommen, ist regelmäßig 30–50 Prozent des Gesamtaufwands eines KI-Projekts. Wer den Posten unterschätzt, scheitert nicht an der KI, sondern an der Datenbasis.
Schulung und Change-Management. Eine technisch perfekt eingeführte KI ohne Mitarbeitenden-Akzeptanz bringt keinen Wert. Schulungen, Workshops und begleitete Adoptionsphasen sind keine Wohlfühl-Maßnahmen, sondern Voraussetzung für den ROI. Mehr dazu in unserem Beitrag „KI und Verantwortung”.
Compliance-Anpassungen. Datenschutz-Folgenabschätzung, Verfahrensdokumentation, KI-Richtlinie, Schulung der Datenschutzbeauftragten — Compliance ist keine einmalige Hürde, sondern ein laufender Prozess. Pro Use-Case sollte mindestens ein vierstelliger Betrag für Compliance-Begleitung eingeplant sein.
Wartung, Updates, Monitoring. Nach dem Roll-out beginnt die eigentliche Lebensdauer der Lösung. Modelle ändern sich, Anbieter aktualisieren ihre Schnittstellen, regulatorische Anforderungen entwickeln sich weiter. Wer hier nicht plant, hat in 12–18 Monaten eine veraltete Lösung mit Compliance-Risiken.
Wie hollos solutions kalkuliert
Wir arbeiten in klar abgegrenzten Modulen statt offenen Stundenpaketen. Das hat zwei Vorteile: Sie wissen vorab, was eine Stufe kostet, und Sie können jederzeit entscheiden, ob die nächste Stufe sinnvoll ist.
Der typische Weg sieht so aus:
- Kostenfreies Erstgespräch (30–45 Minuten) — wir klären gemeinsam, ob eine bezahlte Ist-Analyse Sinn ergibt
- Ist-Analyse als Modul-Beauftragung (2.000–4.000 €) — strukturierte Bestandsaufnahme, Use-Case-Identifikation, Lückenbericht
- Roadmap-Entwicklung (Festpreis, je nach Komplexität) — auf Basis der Ist-Analyse die konkrete Umsetzungs-Planung
- Pilot-Phase (Festpreis oder Retainer) — begleitete Einführung des ersten Use-Cases mit klaren Erfolgskriterien
- Optional: weitere Use-Cases als Folgemodule oder im Retainer-Modell
Jede Stufe ist eigenständig abrechenbar. Wer nach der Ist-Analyse zum Schluss kommt, dass KI in dieser Form aktuell nicht passt, hat keinen weiteren Aufwand. Diese Trennung ist bewusst gewählt — sie verhindert Fehlinvestitionen und schafft Vertrauen.
Bei der Anpassung an branchenspezifische Anforderungen (öffentliche Verwaltung, Steuerkanzleien, Anwaltskanzleien, Arztpraxen) gelten gleiche Modul-Strukturen, aber mit zusätzlichen Compliance-Schichten. Den Aufpreis kommunizieren wir transparent in der Angebotsphase.
Unser strukturierter 8-Schritte-Ablauf zeigt im Detail, welche Module bei einer typischen Einführung anfallen.
Häufige Fragen
Warum kostet die Ist-Analyse 2.000–4.000 €, was bekomme ich dafür?
Sie bekommen einen schriftlichen Bericht (typischerweise 20–40 Seiten), der den Ist-Zustand Ihrer Prozesse und Datenlage strukturiert dokumentiert, 3–5 KI-Use-Cases mit Nutzen-/Aufwand-Bewertung identifiziert, Compliance-Lücken benennt und konkrete Handlungsempfehlungen für die nächsten Monate gibt. Der Preisbereich entspricht ungefähr 2–3 Beratertagen plus Vor- und Nachbereitung — das ist branchenüblich für eine seriös erstellte Analyse.
Was ist konkret in 25.000 € enthalten?
Im oberen Bereich der vollwertigen Beratung enthält ein 25.000-€-Paket typischerweise: Ist-Analyse plus vertiefte Use-Case-Bewertung (mehrere Workshops), Architektur-Entscheidung mit Lieferanten-Empfehlung, Datenschutz-Folgenabschätzung für die priorisierten Use-Cases, eine konkrete Roadmap für 12–18 Monate mit Meilensteinen und Budget, sowie 4–6 Begleit-Termine zur Umsetzungsbegleitung über drei Monate. Die exakte Zusammensetzung legen wir vorab schriftlich fest.
Gibt es Förderprogramme für KMU bei KI-Beratung?
Ja, mehrere. Auf Bundesebene fördert „go-digital” Beratungsleistungen für KMU bis zu 50 Prozent. Die KfW hat KI-spezifische Programme. Auf Länderebene gibt es weitere Töpfe — Hessen etwa über die WIBank, Bayern über die LfA, NRW über die NRW.BANK. Wir prüfen die für Sie passenden Förderoptionen im Erstgespräch und begleiten gegebenenfalls die Antragstellung.
Was ist der Unterschied zu einer großen Agentur oder einem Freelancer?
Große Agenturen bieten breite Ressourcen, höhere Stundensätze und längere Entscheidungswege. Sie sind sinnvoll für Großprojekte mit komplexer Stakeholder-Landschaft. Freelancer sind günstig, flexibel und oft sehr spezialisiert — aber meist ohne strukturierte Methodik und ohne fortlaufende Verantwortung nach dem Projektende. Wir positionieren uns dazwischen: methodisch wie eine Beratung, persönlich wie ein Freelancer, mit klaren Modul-Strukturen statt offener Stunden.
Wie geht es weiter?
Wenn Sie eine konkrete Einschätzung für Ihr Unternehmen möchten — was eine sinnvolle Erstinvestition wäre, welche Use-Cases zuerst angegangen werden sollten, ob eine Förderung in Frage kommt — vereinbaren Sie ein kostenfreies Erstgespräch. Es dauert 30–45 Minuten und kostet nichts. Wir klären gemeinsam, ob und wie eine Beauftragung Sinn ergibt.